Gestion des rôles

Un rôle est un nom donné à un ensemble de permissions. Plutôt que de décider une par une ce que chaque personne peut faire, vous écrivez le rôle une fois et vous le donnez à tous ceux qui occupent ce poste.

Où se trouvent les rôles

Les rôles ont déménagé dans la page Équipe. Ouvrez Équipe dans la navigation de gauche et descendez jusqu'à la carte Rôles, sous le tableau des membres. Chaque rôle de votre agence y est une tuile, avec le nombre de personnes qui le détiennent.

Les rôles de départ

Chaque agence arrive avec Owner, Admin et Member. Ils ne peuvent pas être supprimés et leur rang est fixe. Tout ce qui se situe entre les deux est un rôle que vous écrivez vous-même, par exemple un monteur qui voit tous les téléphones mais ne touche jamais à la facturation.

Créer un rôle

1. Ouvrez Équipe et descendez jusqu'à la carte Rôles.
2. Cliquez sur Créer un rôle sur la dernière tuile.
3. Donnez-lui un nom et une courte description, par exemple IG VA, équipe Threads ou Manager.
4. Enregistrez. Le rôle apparaît comme une nouvelle tuile.

Un nouveau rôle démarre sans aucune permission. Vous les choisissez juste après.

Choisir ce qu'un rôle autorise

1. Cliquez sur le crayon dans le coin de la tuile du rôle.
2. La tuile se retourne et affiche toutes les permissions, regroupées en Équipe, Téléphones, Facturation et Agence.
3. Activez ou désactivez un interrupteur. Chaque changement est enregistré au fil de l'eau.

Les permissions que vous ne détenez pas sont grisées : personne ne peut donner ce qu'il n'a pas. Un rôle situé au même niveau que le vôtre ou au-dessus n'a pas de crayon du tout.

Fermez la tuile quand vous avez terminé : elle revient sur sa face avant.

Ce que couvrent les quatre groupes

• Équipe : inviter des personnes, les supprimer et changer les rôles qu'elles détiennent.
• Téléphones : voir tous les téléphones, les renommer et les classer, recharger les SIM et changer d'IP.
• Facturation : commandes, changements de formule, solde et factures.
• Agence : paramètres de l'agence, analyses, clés d'API et automatisations.

Un rôle sans aucune case cochée peut tout de même se connecter et piloter les iPhones qui lui ont été confiés. C'est exactement ce qu'est Member.

Attribuer un rôle

1. Trouvez la personne dans le tableau des membres, sur la même page.
2. Cliquez sur la pastille de rôle de sa ligne.
3. Cochez tous les rôles qu'elle doit détenir.

Une personne peut détenir plusieurs rôles à la fois, et ce qu'elle peut faire en est la somme. Les changements prennent effet dès sa requête suivante, et le compteur de la tuile suit.

Rôles et accès aux iPhones

Un rôle décide de ce qu'une personne peut faire, et ce n'est pas la seule chose qui décide des iPhones qu'elle peut ouvrir. La colonne Accès du tableau des membres montre le résultat : tous les téléphones, un groupe, ou le nombre d'appareils qui lui sont attribués.

La permission Voir tous les téléphones ouvre toute l'agence à quiconque détient le rôle. Pour quelque chose de plus fin, cliquez sur Accès dans la ligne de la personne et choisissez les iPhones dont elle a besoin. Voir Gestion d'équipe.

Bonnes pratiques

• Nommez un rôle d'après le poste, pas d'après la personne qui l'occupe aujourd'hui.
• Donnez à un rôle le strict nécessaire. Vous pourrez toujours ajouter une permission plus tard.
• Gardez un petit nombre de rôles. Deux rôles qui diffèrent d'un seul interrupteur n'en font généralement qu'un.
• Regardez de temps en temps le compteur de chaque tuile, pour que personne ne garde un rôle dont il n'a plus besoin.

Une poignée de rôles bien nommés est la colonne vertébrale d'un contrôle d'accès propre : écrivez-les une fois, et la page Équipe reste lisible à mesure que l'agence grandit.